Blog-Serie Fitnessplan: Erkenntnisse aus der Vergangenheit


Willkommen zu unserem ersten Artikel der Reihe: „Fitnessplan für Ihr SAP System.“ Ausgehend von der persönlichen – und leider allzu häufigen – Situation, ein paar überflüssige Pfunde zu haben, diese möglichst schnell verlieren zu wollen und damit mehr Fitness zu gewinnen, wenden wir uns ERP Systemen zu. Und Sie können mir glauben, die Situationen besitzen durchaus vergleichbare Problemstellungen und Lösungswege…

Früher hatte ich nie Fitnessprobleme. Glaube ich…

3 RBE+ Kennzahlen

3 RBE+ Kennzahlen

Wir erinnern uns – im Eingangsartikel haben wir uns mit der grundlegenden Idee beschäftigt, einen Fitnessplan zu erstellen für unser langfristiges Ziel, den überflüssigen Pfunden ein Schnippchen zu schlagen. Vielleicht auch das ein oder andere Schnittchen.

Nicht nur Fitness-Studios bedienen sich hierbei der Leistungsdiagnostik, um Status quo und Möglichkeiten eines Aspiranten genau abschätzen zu können. Da ist es zwangsläufig, dass man auch ein bisschen in sich geht und darüber nachdenkt, wie es gestern/letztes Jahr/vor zehn Jahren (bitte beliebigen Zeitraum einsetzen) um die eigene Leistungsfähigkeit bestimmt war.

 

Leider neigen viele von uns zur klassischen Mythenbildung, wenn es um die eigene Leistungsfähigkeit aus vergangenen Tagen geht. Das könnte manchem Angler die Schamesröte ins Gesicht treiben. Denn irgendwie blendet die Distanz da durchaus das ein oder andere Detail aus. Daher wäre es ja durchaus praktisch, die Vergangenheit mal etwas genauer zu durchleuchten. Doch dazu brauchen wir objektive Leistungsmessungen. Aber wie soll das gehen, wenn man keine verlässlichen Vergangenheitsdaten hat?

Na, erkennen Sie diese Problemstellung aus dem IT-Alltag? Die Frage nach dem „wie war das damals eigentlich genau?“ hört man ja doch das eine oder andere Mal, wenn auch bisweilen hinter vorgehaltener Hand. Gesucht werden also belastbare und aussagekräftige Messkennzahlen, die unsere Entwicklung belegen, und zwar im Guten wie im Schlechten.

Die Lösung dieser Problemstellung ist naheliegend – wir müssen objektive Kennzahlen aus vergangenen Messungen heranziehen. Dabei ist, genau wie im persönlichen Beispielfall des Fitnessplans eine rein subjektive Einschätzung des früheren Zustandes nur bedingt hilfreich. Vor dem Licht der zwischenzeitlich gewonnenen Erfahrungen und aktuellen Agenda verschwimmt manche Aussage bis zur Unkenntlichkeit. Es bedarf also klarer Messungen aus Altbeständen. Eine systemtechnische Erfassung folgt daher einem einfachen Ansatz – man versucht, die Informationen aus Archiven oder Altdaten aktiver Datenbanken zu gewinnen. Hierfür stehen zahlreiche Methoden zur Verfügung:

  • Datenbestand mit den entsprechenden Zeitstempeln
  • Monitoraufzeichnungen
  • Vergangene Analysen und Kennzahlen
  • Systemerweiterungen und Schnittstellen
  • Organisationsbetrachtungen
  • Genutzte Prozesse und Varianten

Selbstverständlich verlässt sich eine ganze Reihe von Werkzeugen auf die Untersuchung dieser Mechanismen. Aber was sagen diese Kennzahlen überhaupt aus? Denn welche syntaktische Analyse von Custom Code verrät mir etwas über seine betriebswirtschaftliche Relevanz? Oder gar über Abwicklungsalternativen, welche vielleicht sogar Teil der Standardfunktionalitäten sind?

Es bedarf eines umfassenden Erfahrungsschatzes, diese Kennzahlen nicht nur zu erheben, sondern auch bewerten zu können. Das gilt gerade für komplexe betriebswirtschaftliche Sachverhalte. Anstatt sich dem subjektiven Erfahrungsschatz eines Beraters oder altgedienten Mitarbeiters auszuliefern, sollte man sich hier auf belastbare und transparente Informationen verlassen, die sich natürlich auch an Best Practice-Vorgaben orientieren. Im Bereich der persönlichen Fitness zieht man einfach altersgerechte Vergleichswerte heran. In der betrieblichen IT spricht man hier eher vom Benchmarking. Grundsätzlich stellt das korrekte Benchmarking eine Wissenschaft für sich dar, liefert aber hilfreiche Erkenntnisse in nahezu allen Systembereichen.

Wir haben drei aussagekräftige Kennzahlen ausgesucht, um die Nützlichkeit von Benchmark-Aussagen zu verdeutlichen.

 

Jedes zweite Unternehmen verbucht Debitoren-rechnungen zu spät Derartige Verzögerungen und Ausnahmen beeinträchtigen die Prozesseffizienz und steigern die Abwicklungskosten in Form von Gewinneinbußen und Mehrarbeit. Gemessen an unseren Benchmarks, liegen etliche Unternehmen noch weit über diesem Wert.
Über 50% der Kundentransaktionen werden nicht genutzt – und auch über 70% der Kundenprogramme Der Individualisierungsgrad zeigt das Verhältnis zwischen Standardfunktionalität und individuellen Anpassungen. Dabei sind Anpassungen zwar nicht per se schlecht, erhöhen aber auf Dauer den Wartungsaufwand und damit die Kosten. Umso schlimmer ist es, wenn teuer bezahlte Entwicklungen nicht einmal genutzt werden – dennoch scheint dies weit verbreitet zu sein.
Im Schnitt haben die von uns untersuchten SAP Systeme über 3.900 Benutzer Es sei dahingestellt, ob 3.900 Benutzer nun viel oder wenig sind, denn dies hängt schließlich vom einzelnen Anwendungsfall ab und der Verteilung auf die verschiedenen Business Units. Dennoch zeigt diese Messzahl, dass sich Prozessschwächen und –mängel entsprechend häufig ereignen und vom Ausnahmefall schnell zur Regel werden können. Deswegen sollte der Kreis der Betroffenen auch schnell festgestellt werden, insbesondere um zu klären: Handelt es sich dabei um einige wenige Poweruser oder hunderte Fachanwender?

 

Fazit

Um den größtmöglichen Nutzen aus Ihren SAP Systemen ziehen zu können sollten Sie auch exakte Kenntnisse darüber besitzen, was in ihnen geschieht. Annahmen und Abschätzungen mögen zwar für kurzfristige Beruhigung sorgen, eine erfahrungsbasierte Analyse ersetzen sie nicht. Gerade im Vergleich mit Benchmarks und Best Practices können verständliche Kennziffern wertvolle Erfahrungen liefern, die man ansonsten eher schmerzhaft lernen müsste. Genau wie bei einem Fitness-Aspiranten der sich ohne Kenntnis seiner eigenen Fähigkeiten beim ersten Training übernimmt…

 

Mehr zum Thema Fitnessplan gibt es hier.

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