Das IT-Schnittmuster und die Systemübersicht


Was nicht passt wird passend gemacht oder die Dokumentation von Non-ERP Systemen

In den letzten 15 Jahren fand eine stetige Durchdringung der Systemlandschaften mit SAP Non-ERP Systemen statt. Dabei überrascht vor allem die Vielfalt der implementierten Produkte. Ob es nun um Fertigungsunterstützung, Customer Relationship Management, Einkaufsmanagement oder die erweiterte vollautomatisierte Lagerverwaltung geht – die Möglichkeiten sind schier uferlos. Viele Bemühungen der Rückführung in den ERP Core – z.B. einiger Branchenlösungen – waren erfolgreich. Spätestens aber die Akquisitionen im Cloud-Umfeld seit 2012 erhöhten wiederum die Zahl der Non-ERP-Lösungen.

Dabei ist der Einsatz dieser „Mehrwert-Systeme“ ja durchaus gerechtfertigt. Die Art und Weise der Einbindung dagegen sieht dann schon etwas komplizierter aus. Ein erster Schritt können SAP Non-ERP Systeme sein, die idealerweise kompatibel zum ERP System desselben Herstellers sein sollten. Soweit, so gut. Aber ist damit jede Frage beantwortet sowie jeder Prozess nahtlos und verständlich abgebildet?

 

Was nicht passt wird passend gemacht

Es gibt Projekte, da beugt man sich gemeinsam über einen plakatähnlichen Ausdruck oder bestaunt ein spalten- und zeilenspannendes Exceldiagramm, die mehr Ähnlichkeit mit einem Schnittmuster als einer verständlichen Systemübersicht haben. Das Amüsement endet meist da, wo einem klar wird, dass man die entsprechenden Unternehmensprozesse zu dieser gewachsenen Landschaft analysieren und dokumentieren soll. Oder gar verbessern.

Da ist man doch bisweilen mal versucht, den Klassiker unter den Baustellenphilosophien zur Anwendung zu bringen: Was nicht passt wird passend gemacht. Übersetzt in die IT Sprache kann dies durchaus gedeutet werden als „im Zuge der Standardisierung wird der Prozess bereinigt“.

Dabei kann der hohe Diversifikationsgrad dieser Konstellationen durchaus gerechtfertigt sein. Zwar besitzen viele Systemlandschaften auch ein entsprechend hohes Standardisierungspotenzial – denn viele Upgrades werden ohnehin nur noch rein technisch durchgeführt und nicht unter Berücksichtigung der funktionalen Neuerungen – dennoch ist es utopisch anzunehmen, Kundensysteme zu 100% standardisieren zu können. Nur, wie kann man diese Prozesse zielgerichtet untersuchen und untersuchbar machen? Auf einem Niveau, das inhaltlich verständlich ist und für die darauf fußenden IT Serviceprozesse – von Test Management bis Charm – zu gebrauchen sind?

 

Breakdown Maintenance

 

Im Folgenden zeigen wir mehrere Beispiele auf, wie dies geleistet werden kann.

> Beispiel 1: Prozessanalyse der SAP CRM und SAP EWM Systeme eines deutschen Mittelständlers

Die Aufgabe bei dem genannten Projekt war es, in Vorbereitung von anstehenden Test-Management-Aktivitäten eine umfassende Solution Documentation zu erstellen und in den SAP Solution Manager 7.1 zu implementieren. Wie bei allen Dokumentationsprojekten dieser Art stand im ersten Schritt eine ausführliche Analyse der beteiligten Systeme und genutzten Prozesse im Vordergrund. Dabei ist zu beachten, dass sich SAP Non-ERP Systeme auf technischer Ebene deutlich von den geläufigen ERP Systemen und ihren ABAP-Stacks unterscheiden. Beispielsweise sind die wichtigsten Bestandteile von SAP Customer Relationship Management (SAP CRM) und SAP Supplier Relationship Management (SAP SRM) Systemen webbasiert und ihre Nutzung kann daher nicht auf die herkömmliche Art durch Systemlogs erfasst werden. Konkret bedeutet dies, dass eine transaktionale Auswertung scheitern muss, weil beispielsweise ein CRM Interaction Center nur mit Konfigurationstransaktionen in Erscheinung tritt. Für einen Anwender mit Schwerpunkt Interaction Center wäre dies vollkommen unzureichend.

Ein SAP Extended Warehouse Management System (SAP EWM) dagegen kann durchaus über die dafür typischen Transaktionen identifiziert werden. Für die inhaltliche Beurteilung der betrieblichen Abläufe muss man selbstverständlich die Wirkungsweise dieser Spezifika genauso kennen wie die kundenspezifischen Nutzungsmöglichkeiten. Insbesondere vor dem Hintergrund „überlappender“ Prozesse, die nicht gekapselt in einem System sondern in mehreren gehandhabt werden.

Fazit: Dem Bestreben um Systemtransparenz wird durch die Unterschiedlichkeit der SAP Systeme ein deutlicher Riegel vorgeschoben. Nur wer die technischen Bestandteile der SAP Non-ERP Systeme kennt, kann auch wirklich beurteilen, wie sie genutzt werden.

 

IBIS IT Service

 

> Beispiel 2: Integrationsanalyse von systemübergreifenden Prozessen bei einem Stromversorger

Die Aufgabenstellungen des ersten vorgestellten Projekts lassen konsequent die folgende Zielsetzung erahnen. Denn im Auftrag eines namhaften US Stromversorgers wurde uns die Aufgabe gestellt, eine integrierte und nutzungsbasierte Prozessdokumentation zu erstellen, welche die Verbindungen zwischen einem klassischen SAP ERP System und einem Non-ERP System (SAP CRM) sichtbar macht. Über die üblicherweise betrachteten lokalen Geschäftstransaktionen hinaus sollte die schrittweise Abwicklung von globalen, systemübergreifenden Anwendungsprozessen deutlich gemacht werden.

Diese Anforderung ist für SAP Non-ERP Systeme typisch. Denn es liegt in der Natur von Ergänzungssystemen, dass sie an ERP Systeme angekoppelt werden, um bestimmte Prozesse inhaltlich zu erweitern. Sei es, dass sie auf denselben Datenbestand zugreifen müssen oder weil sie sich funktional mit bestehenden Prozessen ergänzen. Die Synchronisation der Inhalte und Systeme kann auf unterschiedlichste Art und Weise erfolgen. Entsprechend wird es nötig, die systemseitige Kommunikation via Schnittstellen und Austauschdateien zu untersuchen. Nur so kann die tatsächliche Prozessnutzung in ihrer Wechselwirkung erkannt und beurteilt werden.

Fazit: Die Betrachtung integrierter systemübergreifender Prozesse muss vor dem Hintergrund ihrer Synchronisation erfolgen. Dabei gelten hier ganz ähnliche Spielregeln wie bei der isolierten Betrachtung von SAP Non-ERP Systemen – nur wenn man die technischen Spezifika eines Prozesses genauso berücksichtigt wie die schrittweise inhaltliche Abarbeitung, kann man ihm vollständig gerecht werden.

 

IT Schnittmuster Bild 3

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Zusammenfassung

Nur wer die Besonderheit dieser Systeme und ihrer Funktionalitäten versteht und diese im Zuge des Projektmanagements berücksichtigt, wird in der Lage sein die Prozessnutzung zu beurteilen und zu dokumentieren. Unabhängig davon, welche Bestandteile zu einer Systemlandschaft gehören und wie diese inhaltlich auf Prozessebene miteinander verknüpft sind. Ohne den Baustellenklassiker anwenden zu müssen – was nicht passt wird passend gemacht.

 

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.

4 + zwanzig =