7 typische Projektfallen – ein Survival-Guide


Projektfallen und wie man sie umgeht

Nicht nur Kaffee und Equipment können über den Erfolg eines Projekts entscheiden…

Wenn man ein paar Jahre Berufserfahrung auf dem Buckel hat, dann glaubt man die meisten Projektfallen und Stolpersteine zu kennen. Doch die Realität zeigt etwas anderes.  Denn es gibt immer noch Überraschungen in Projekten, mit denen so niemand gerechnet hat. Ob das ein Kick-Off-Meeting in Südafrika ist, zu dem kein Kunde erscheint oder die immer neue Erkenntnis, dass im Grunde jeder Termin – ohne vorherige Ankündigung – vorverlegt werden kann. Es gibt quasi nichts, was es nicht gibt.

 

Als kleine Orientierungshilfe – basierend auf der Erfahrung aus hunderten von Projekten – tragen wir hier ein paar Punkte zusammen, mit denen solche Überraschungen rechtzeitig erkannt und entschärft werden können. Vielleicht kennen Sie ja noch andere Punkte, die Sie selbst schon erlebt haben. Erweitern Sie doch unsere Liste und schreiben Sie uns oder kommentieren Sie den Beitrag am Ende des Artikels!

 

„Wir haben mehr als genug Zeit.“

Einer der Klassiker unter den Projekt-Fails. Im guten Gewissen auf die bestehenden Zeitpuffer lässt es sich nämlich ganz gut leben. Zumindest, bis diese aufgebraucht sind und dank der unvorhersehbaren Projektdynamik urplötzlich Hektik ausbricht. Denn – die meisten Projektverzögerungen entstehen am Anfang und werden durch Missverständnisse ausgelöst. Oder dadurch, dass ein Teilnehmer die Komplexität und Abhängigkeiten unterschätzt.

Besser: nur keine Zeit verschwenden! Mit einer soliden und verständlichen Projektplanung wird der Grundstock jedes Projekts gelegt.

 

„Wir sollen den Zeitverbrauch und den Projektfortschritt erfassen? Das ist viel zu aufwendig!“

Stellen Sie sich vor, Sie unternehmen eine Reise mit Ihrem Wagen. Bis dahin eine ganz alltägliche Situation. Nicht aber, wenn Sie vorher Ihr Armaturenbrett mit Klebeband verdecken. Von da an wird es spannend, weil Sie weder sagen können, wie viel Benzin noch in Ihrem Tank ist, noch wie schnell Sie gerade fahren. Von den verschiedenen Kontrollleuchten, die Sie nicht sehen ganz zu schweigen. Projiziert auf die Projektleitung bedeutet dies einen organisatorischen Blindflug. Mit verheerenden Folgen.

Besser: Gemessen am Scheitern eines Projekts und den Aufwänden für Probleme ist der Erfassungsaufwand kontrollier- und überschaubar. Sorgen Sie für eine effiziente Erfassung.

 

„Am Ende des Tages wird alles gut.“

Diese Projektfalle tritt leider allzu häufig auf. Wenn es am Grundverständnis für die Ziele und Methoden der Gesamtaufgabe mangelt, dann wird dies automatisch durch die eher egozentrische Sichtweise einzelner Beteiligter ersetzt. Mit ungeahnten Folgen. Beispielsweise werden dann die eigenen Leistungen vor dem Gesamtbudget beurteilt, ohne die Gesamtaufwände im Blick zu halten. Oder es werden Entscheidungen getroffen, die zwar dem Entscheider nützen, doch nicht unbedingt allen.

Besser: Definieren Sie klar messbare Ziele und Teilziele. Diese fördern die Motivation und sorgen für Klarheit dessen, was gemeinsam erreicht werden soll.

 

„Wenn ich mich recht erinnere…“

Der Erfahrungsschatz der Mitarbeiter ist eines der wichtigsten Assets eines jeden Unternehmens. Umso wichtiger ist es jedoch, diesen Schatz genau beurteilen zu können und zu kennen. Dies beinhaltet, dass man auch genau weiß, wann die Verlässlichkeit dieser Erfahrungen nachlässt. Insbesondere wenn es um die eigenen Interessen geht, machte es für die Verknüpfung verschiedenster Fachbereiche und Prozesse Sinn, diese Informationsart durch objektive Systemdaten zu unterstützen. So wie sich jeder Arzt nicht nur nach dem Befinden des Patienten erkundigt, sondern eben auch seine Untersuchungen vornimmt. Gerade komplexe IT Systeme im ERP Umfeld horten einen unglaublichen Datenreichtum – für denjenigen, der ihn verstehen und interpretieren kann.

Besser: Recherchieren Sie genau. Sorgen Sie für Fakten. Und sollte dies zu aufwändig sein, dann suchen Sie nach geeigneten Analysemöglichkeiten.

 

„Ich meine, das hätte ich schon mal in diesem Zusammenhang gehört.“

Wer kennt sie nicht? Diese hilfreichen Aussagen, die am Ende dann doch noch mit einem Konjunktiv garniert werden. Hätte, müsste, könnte. Damit gerät selbst die verlässlichste Information plötzlich ins Wanken. Also, nur Mut. Fehler passieren überall, ohne Bereitschaft zu Fehlern passiert gar nichts. Wortwörtlich. Es zeigt sich, dass ein direktes Ansprechen eines Konjunktivs diesen meist ziemlich schnell beseitigt.

Besser: Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter, keine Konjunktive zu verwenden. Diese zeugen immer von Unsicherheit.

 

„Das müssen wir nicht testen, da haben wir doch nichts dran verändert.“

Tests kosten Geld und Zeit, keine Frage. Doch gemessen an den potenziellen Schäden, die dann drohen wenn ungetestete Software in kritischen Prozessen zum Einsatz kommt sind sie absolut notwendig. Dabei gilt es jedoch zu beachten, dass Tests nicht gleich Tests sind. Anders als die technisch wiederholbaren Regressionstests ist es entscheidend, semantische Tests nicht nur auf Basis der Funktionsfähigkeit, sondern auch der Bewertung ihrer Inhalte zu prüfen. Die dabei zugrunde gelegten Bedingungen sollten idealerweise denen entsprechen, die im realen Prozessumfeld herrschen.

Besser: Für effiziente Tests brauchen Sie klare Ziele, Pläne und auch Ressourcen. Idealerweise integriert mit bestehenden IT Services wie Prozessdokumentation, Change Management und Incidents. Kategorisieren Sie die Testinhalte nach reproduzierbaren Regressionstests und inhaltlich zu bewertenden Tests, welche Feedback der Fachbereiche erforderlich machen.

 

„Prozedural-was? Hier geht es um einen Vertriebsbeleg und seine Buchung!“

Ohne gemeinsame Kommunikationsbasis ist es schwer, ein Projektteam effizient zu organisieren. Dabei sollte der Zugang zu den Schlüsselinformationen so gestreut werden, dass er die Aktualität der Informationen gewährleistet sowie die Handlungsfähigkeit der Projektbeteiligten unterstützt. Jegliche Diskussionen über Zuständigkeiten, Dokumentenversionen und Abweichungen in der Projektplanung sind schädliche Faktoren, die mit Sicherheit jedes Projekt verzögern können.

Besser: Holen Sie Verantwortliche aus der IT und den Business Units an einen Tisch. Erarbeiten Sie eine Dokumentation, welche beide Seiten verstehen als Basis für das IT / Business Alignment zur Abstimmung gemeinsamer Anforderungen und Strategien.

 

So geht es richtig – Fazit

Diese kleine Auswahl an typischen Projektproblemen und -Hindernissen kann natürlich keine umfassende Checkliste sein. Doch sie zeigt deutlich, wie wichtig die richtige Vorgehensweise in komplexen IT Projekten ist. Vor allem dann, wenn die Rahmenbedingungen nur einen begrenzten Spielraum für Zeit und Budgets vorsehen und die beteiligten Mitarbeiter nicht exklusiv für diese Aufgabe zur Verfügung stehen.

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